Choisir un dossier médical électronique (DME)

À l’heure actuelle, neuf DMÉ sont certifiés par le MSSS. Afin d’être admissible au remboursement des frais de cabinet liés à l’utilisation d’un DMÉ, il faut vous assurer que votre DMÉ fait partie des DMÉ certifiés.

Sélectionner un DME impose cependant certains défis en raison notamment du nombre de solutions certifiées disponibles, de son niveau d’expérience préalable avec un DME, de ses connaissances générales en matière de technologies de l’information.

Une bonne planification du processus de sélection et d’implantation d’un DME est donc essentielle. Voici quelques étapes recommandées.

ÉTAPES
Choisir un porteur de dossier	Un leader capable de diriger le dossier du début à la fin est central à la réussite du projet.
Composer une équipe et attribuer les rôles clés	Une équipe composée de membres de votre clinique ayant de l’expérience, de l’intérêt et des compétences en informatique est souhaitable. L’implication de membres de votre personnel administratif est incontournable.
Déterminer vos objectifs	Quels sont les objectifs que vous poursuivez via le DME ? Quels sont les aspects de la pratique sur lesquels vous voulez mettre de l’emphase ? La qualité des soins cliniques ? L’efficience de votre clinique ? Les communications avec les tiers externes ? Votre productivité générale ? Avant de planifier le futur, assurez-vous de bien comprendre les enjeux actuels et de faire le bilan des expériences passées.
Analyser vos processus	L’utilisation du DME a des impacts sur les activités de tous les membres d’une clinique. Le choix d’un DME impose donc de considérer l’ensemble des processus cliniques, opérationnels et administratifs.
Connaitre ses obligations légales et déontologiques	Des considérations particulières sont requises pour assurer le respect des règles de confidentialité, de sécurité, de conservation, d’accès et d’inaltérabilité des DME.
Avoir un plan et un échéancier	Un plan et un échéancier ordonneront vos démarches. Une fois vos processus internes analysés, créez-vous une liste de critères d’évaluations et rencontrez les fournisseurs selon votre plan et votre échéancier. Ensuite, prévoyez comment vous ferez un choix.

Choisir un DME : rencontres avec les fournisseurs

Dans le cadre du processus de sélection d’un DME, vous devrez rencontrer les fournisseurs de DME. Voici quelques éléments à considérer.

RENCONTRES ET ÉCHANGES AVEC LES FOURNISSEURS
Démonstration de la solution	Une bonne préparation ayant mené à l’adoption d’une grille d’analyse facilitera cette étape. N’hésitez pas à demander une démonstration pratique à partir de cas ou de situations que vous soumettrez. Vous pourrez ensuite comparer la gestion de ces cas par chacun des DME.
Références	Demandez des références de cliniques de semblables à la vôtre utilisant la solution de DME en cause (nombre de médecins, type d’activités, etc.). Visitez ensuite ces cliniques pour obtenir leurs commentaires sur l’utilisation du DME autant sur la performance clinique, qu’opérationnelle ou administrative.
Profil	Obtenez des informations sur l’entreprise du fournisseur, incluant ses années d’opérations, le nombre d’employés au Québec, dont le nombre d’employés au service des utilisateurs de DME, le nombre de médecins utilisant la solution au Québec, la dernière version de la solution certifiée, tout système ou module en cours de certification au MSSS, etc.
Services et support offerts	Obtenez une copie du modèle de niveaux de services et de support offerts détaillant : · les heures de services (sur place, par courriel, par téléphone ou de soutien technique en ligne à distance) ; · la gestion des priorités d’appel (niveaux de priorité, délai de réponse selon le niveau, modalités entourant la gestion des demandes de services provenant de la clinique, les conséquences en cas de défaut, etc.). Vérifier les interfaces requises pour assurer le bon fonctionnement du DME et préciser le rôle joué par le fournisseur dans la gestion des problèmes techniques causés ou non par le DME.
Formation	Vérifier l’étendue des services de soutien offerts lors de l’implantation du DME.
Proposition	Obtenez autant de détails que possible sur l’offre de services d’un fournisseur. Demander une ventilation détaillée des coûts et assurez-vous que tous les frais présents et futurs sont explicites.
Contrat	Voir la section sur les contrats de DME.